面接辞退のメールの書き方｜例文や他社から内定が来たケースも解説

面接辞退のメールを応募先に送る前に知っておきたいこと

実際に面接辞退のメールを作成する前に、一般的なビジネスマナーとして「面接を辞退する際の基本的なマナー」を知っておきましょう。

以下、面接を辞退するにあたり、応募者側が押さえておきたい点をいくつかご紹介します。

面接辞退を決めたらすぐ連絡を入れる

採用担当者は、多くの場合、自分だけでなく複数の応募者を管理しており、誰が、どのステップまで進んだのかを把握しながら採用活動を進めています。

そのため、仮に応募者の一人が辞退するようなことがあれば、リスケなどの調整の必要が生じます。
採用担当者の立場を考えるのであれば、少しでも早く面接辞退の連絡を入れた方が、採用活動全体のスケジュールに及ぼす影響を小さくできます。

よって、可能な限り早い段階で、メールなどで連絡を入れることで、採用担当者の負担を軽減できるはずです。

ただし、家族や親族の不幸などやむを得ない理由で、前日・当日に辞退しなければならなくなった場合は、電話連絡の方が安心です。

「ドタキャン」は社会人失格と心得る

急な体調不良による入院など、やむを得ない場合は除いて、基本的に面接辞退の連絡は応募者側の「義務」に近いものです。

無断キャンセル、いわゆるドタキャンは、社会人としての信用を著しく下げる結果につながるため、応募先への連絡は必ず入れましょう。

面接には、採用担当者はもちろんのこと、面接官やその他の社員が関わっており、辞退の連絡を入れなかった場合、多くの人の予定を狂わせてしまうことになります。
辞退の連絡は、誰でも気まずくなるものですが、そこをこらえるのも社会人のマナーと心得ましょう。

転職エージェント経由の応募ならエージェントに伝える

転職エージェント経由で応募し、面接の運びとなった場合は、直接企業に辞退の意向を伝えないようにしましょう。
まずは、エージェント側の担当者に面接を辞退したい旨を伝えて、次の応募に備えてください。

また、転職エージェントを利用している場合は、いきなり辞退という決断をするのではなく、キャリアアドバイザーに「辞退しようと思っている」などと事前に相談するのもよいでしょう。

相談されたキャリアアドバイザーは、求職者の意向を把握して次の紹介企業を検討するため、むしろ相談した方が今後のミスマッチ防止につながります。

面接辞退をメールで伝えてよい場合、悪い場合

面接辞退の連絡にかかわらず、メールでの連絡は電話に比べて相手の時間を奪うリスクが低いため、基本的にはメールで連絡して差し支えないものと考えられます。

ただし、電話で連絡を入れた方がよい場合もあるため、以下、それぞれのケースについて解説します。

面接辞退をメールで伝えてOKのケース

面接辞退の意向をメールで伝えて問題ないケースは、次の通りです。

• 面接日まで数日の猶予があるケース
• 採用担当者から、メールでの連絡を推奨されているケース
  ※（電話をもらっても折り返せない可能性がある旨を事前に聞いている場合、など）

企業によっては、応募者とのやり取りをメールで統一するルールになっているところもあります。
やりとりの証跡を残すためなど理由はさまざまですが、採用担当者からの指示はしっかり確認しましょう。

面接辞退をメールで伝えるのがNGのケース

面接辞退の意向をメールで伝えない方がよいケースとしては、以下のような状況が考えられます。

• 急な事情で、面接日まで間がないタイミングで連絡を入れなければならない場合
  ※（身内の不幸、自身の入院、発熱、事故など）
• いったんメールを送信したものの、いっこうに返事がない場合
• 最終面接など、非常に重要な局面で辞退を決断した場合

これらのケースにおいては、電話連絡を入れるか、状況によっては応募先に出向いて辞退の意向を伝えるか、検討する必要があるでしょう。

面接辞退メールの書き方の基本

実際に面接辞退メールを作成する際は、次の内容を漏れなく記載しましょう。

件名	一目見て、面接辞退の連絡であることが分かる件名にする ※（「面接辞退のご連絡／○○○○【氏名】」　など）
宛名	以下の内容をすべて記載する 会社名（正式名称で、略さないこと） 部署名 役職または「採用ご担当」　の表記 採用担当者の氏名
本文・締め	以下の内容を、お詫びの言葉とともに、簡潔に記載する 自分の氏名 面接を予定していた日時 辞退に至った経緯（理由は「一身上の都合」など簡潔でよい） 本旨を書き終えたら、締めの言葉を文末に記載する ※（「末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます」が一般的）
署名	以下の内容を、罫線などで囲ってまとめる 氏名 郵便番号・住所 電話番号 メールアドレス（個人用）

最低限、上記の内容がメールにまとまっていれば、採用担当者に辞退の意向がスムーズに伝わるはずです。

面接辞退メールの基本的な例文

基本的な書き方が把握できたところで、続いては基本的な例文の形式と、辞退の理由に応じた文例をいくつかご紹介します。

件名：面接辞退のご連絡／○○　○○【氏名】 ○○株式会社 人事部　採用ご担当 ○○　様 お世話になっております。 ○月○日○○時より、面接のお約束をいただいております○○　○○【氏名】と申します。 この度、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳ございません。 本来であれば、直接お伺いしてお詫びするところではございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。 ────────────── ○○　○○【氏名】 〒000-0000 【住所】 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：xxxxx@yyyy.jp ──────────────

辞退の理由に応じた文例

前述の通り、辞退の理由は簡潔に述べる形で問題ありません。
ただし、採用担当者から詳細を聞かれる可能性もあるため、先に説明しておきたい場合は次にご紹介する文例を参考にしてください。

なお、理由の説明以外の箇所は、先ほどご紹介した基本の例文を参考にしてください。

他社から届いた内定通知を承諾する場合

他社に魅力を感じて内定を承諾する場合は、次のようなイメージで理由を伝えるとよいでしょう。

この度、別の企業から内定通知をいただき、自分の将来のキャリア・適性等を熟考した結果、そちらの企業への入社を決心いたしました。 つきましては、大変恐縮ではございますが、次回の面接を辞退させていただきたく存じます。 お忙しい中、選考を進めていただいたにもかかわらず、このような結果となってしまい誠に申し訳ございません。

他社への入社を決断した旨を伝えたい場合、具体的な企業名は伝える必要はありませんが、謝罪の気持ちはきちんと伝えましょう。

特に、同業界での転職となった場合は、将来的に取引先としてやり取りする可能性も十分考えられることから、できる限り丁寧な表現を心がけたいところです。

自分が応募先にマッチしないと感じた場合

応募先について再検討した結果、やはり自分の志向・能力・スキルではマッチしないと考えた場合は、次のようなイメージで理由を伝えましょう。

次回の面接に向けて準備を進める中で、現在の自分の能力では貴社に貢献することは難しいと考え、辞退させていただきたくご連絡いたしました。 自分自身がこれまで積み重ねてきたキャリアに不足があると気付いたにもかかわらず、それを隠して面接に臨むのは不誠実と考えた次第です。 ここまで選考を進めていただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけする形になってしまい、誠に申し訳ございません。

検討を進めた結果、どうやら「自分はこの会社に向いていない」と感じた場合は、その気持ちを上手くオブラートに包んで伝えるようにします。

ポイントとしては、企業側に問題があることを伝えるのではなく、どちらかというと「自分の能力や積み重ねてきたキャリアでは貴社に貢献できない」というニュアンスで文章を作成するのがよいでしょう。

家庭の事情を理由に辞退する場合

家族の体調不良や不慮の事故など、プライベートな事情から面接を辞退する場合は、次のようなイメージで文章を考えてみましょう。

私事で大変恐縮ですが、実家の父が緊急で入院することになり、近所に家族・親類がいないことから私が付き添い・看病をすることになりました。 そのため、就職活動の継続が難しくなってしまい、今回は選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 これまでお時間を割いていただいていた中、個人的な事情から突然辞退する形となり誠に申し訳ございませんが、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

このようなケースに関しては、採用スケジュール次第で日程を調整してもらえる可能性があります。
よって、すぐに辞退の方向で考えず、日程調整をお願いするのも一つの方法です。

突発的な体調不良の場合

発熱やケガなど、突発的な体調不良に見舞われた場合は、できれば電話で状況を伝えた方が親切です。

ただ、新型コロナウイルスへの感染など、スケジュール的に面接当日までの完治が難しいと考えられる場合は、次のように断りの連絡を入れるとよいでしょう。

実は、○月○日より新型コロナウイルス感染のため体調を崩しておりまして、当日面接に伺うのが難しい状況です。 そのため、大変恐縮ながら、この度は面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 お忙しい中時間を割いていただいたにもかかわらず、身勝手なお願いを申し上げてしまう形になり、誠に申し訳ございません。

まとめ

面接を辞退する場合、採用担当者や応募企業に迷惑をかける形になるため、失礼のないよう、速やかに連絡する必要があります。

当然ながらドタキャンは厳禁ですが、面接日が近い場合を除き、基本的に辞退の連絡はメールで問題ありません。

文面には、辞退の旨と謝罪、その他「自分が面接辞退のメールを送信したこと」が分かる情報を盛り込みましょう。

理由に関しては、基本的に「一身上の都合」として構いませんが、具体的な理由を説明したい場合は応募先に配慮した表現を工夫することが大切です。