円満退職には「伝え方」が重要！いつ・誰に・何を伝えるか詳細に解説

円満退職につながる意向の伝え方①：「いつ」伝えるべきか

円満退職のためには、退職希望日から逆算して、引継ぎ・取引先への挨拶などにかかる時間を想定しておく必要があります。

よって、円満退職を目指すなら、最低でも退職希望日の1ヶ月前、余裕を持って引継ぎ等に時間をかけるためには3ヶ月前を一つの目安と考えておくと安心です。

・転職活動中は「内定を承諾してから」意向を伝える

転職活動中に退職の意向を会社側に伝える際は、転職先が確定する前に伝えるべきではありません。

内定通知書が届いた段階では、その後取消になるリスクもゼロではないことから、最低でも「応募先から内定をもらい、それを承諾した後」で会社側に退職の意向を伝えるのがベターです。

電話など、口頭で連絡をもらった場合は、念のためメールや書面等を取り交わしてから退職を伝えるのが安心です。

・繁忙期や上司が忙しい時期は避ける

どのような業種・職種にも繁忙期は存在します。
その繁忙期に、退職を切り出すための時間をとってもらおうとしても、後回しにされてしまってタイミングを逸してしまう可能性もあります。
そのため、例えば経理職のように「決算月から忙しくなる」職種に関しては、仕事が落ち着いてから話を切り出すのがベターです。

また、伝える相手個人の都合で忙しいケースも考えられることから、退職の意向を伝える際は、相手のスケジュールを確認しておくことが肝心です。

円満退職につながる意向の伝え方②：「誰に」伝えるべきか

基本的に、社内で最初に退職の意向を伝える相手は「直属の上司」です。

上司を飛び越えて人事部や部長に伝えたり、身近な同僚や先輩・後輩等に先に伝えたりすることで話がややこしくなってしまうおそれもあります。

伝える順番を間違えると、上司側が部下の管理能力を疑われることもあるため、円満退職を目指すなら上司にいらぬ迷惑をかけないように配慮しましょう。

・上司に時間を作ってもらい、二人きりで話すこと

退職に関する話は、他の従業員の士気にも少なからず関わる話であるため、部署の他の面々がいる中で退職の相談をすべきではありません。

まずは、上司と電話・メールなどでやり取りをし、以下の内容を上司に伝えます。

●相談したいことがある
●二人きりで話がしたい

この段階で、経験豊富な上司なら察しが付くはずですが、それでも退職に関する話はセンシティブな部分があるため、他の人に話が漏れないよう会議室などを押さえておきましょう。

・同僚や取引先にはどう伝える？

基本的に、退職の話は軽々しく同僚に伝えていいことではありません。
同僚に退職に関する話をする際は、先に上司に話を通した上で、OKをもらってから話しましょう。

また、いくら懇意にしている取引先であっても、担当者に自分が退職する旨を話す場合、社外に向けて退職の意向を伝えることになります。
よって、後任者が決まったタイミングで、メールや対面で挨拶するのが一般的です。

円満退職につながる意向の伝え方③：「何を」伝えるべきか

上司と一対一で退職の意向を伝える際は、限られた時間の中で何を伝えるべきなのか、事前に整理しておくとスムーズに話を進められます。

具体的には、次の内容について、あらかじめまとめておくと安心して臨めます。

「退職したい」という意思	意思が弱いと、上司からの引き留めに応じてしまう可能性もあるため、上司に時間をとってもらった以上は退職の意思を明確に伝える
退職を決断した理由	色々な理由が考えられるが、人間関係の不和などネガティブな理由を伝えるのは避け、できるだけポジティブな理由・致し方ない理由を伝えること
転職の予定に関すること	転職先が決まっている場合は、入社予定日についても相談する
希望する退職日	入社予定日から逆算しつつ、有給消化のタイミングも含め希望を伝える
自分の業務に関する現況	引継ぎしなければならない業務や、必要に応じて、適任と考えられる人について相談する

・「話さなくてもよいこと」もある点に注意

上司としては、なぜ部下が退職を決めたのか、できるだけ具体的な理由を知りたいと考えます。
中には込み入ったことを聞こうとする上司もいるかもしれません。

しかし、次のようなことを聞かれても、基本的にすべてを回答する必要はありません。

●会社や職場への本音
●次の転職先に関する情報
●退社後に関すること

会社を離れても付き合いがある場合は別として、上司とは仕事以外に接点がないなら、あくまでも自分の退職に関する話だけをするようにしましょう。

退職の意向を伝える際のポイント

上司に退職の意向を伝える際は、「退職するのは致し方ない」と思ってもらえるような理由を伝えることが大切です。

難しく考える必要はなく、単純に「現職場や上司の権限での改善は難しい」理由で退職する旨を伝えれば、上司も納得せざるを得ないでしょう。

具体例としては、次のようなものが考えられます。

●実家・家族の都合
●自身の体調不良
●将来の夢・目標の実現　など

もちろん「嘘」はお互いのために良くないので、虚偽にならない範囲で上記の例に合致するよう退職の意向をまとめましょう。

退職の意向の伝え方例文｜理由・ケース別に紹介

続いては、実際に上司とのやり取りをする場面を想定して、具体的な退職の意向の伝え方をご紹介します。

・体調不良を理由とする退職の意向の伝え方

体調不良を理由として退職する場合、上司にも比較的納得してもらいやすいため、次の例のように伝えるとよいでしょう。

お忙しい中、お時間を割いていただきありがとうございます。
ここ数ヶ月にわたり体調不良が続いており、通院を繰り返していましたが体調が改善しない状況です。
家族や医師からは「治療に専念すべき」といわれており、このままでは会社に迷惑をかけてしまうため、引継ぎをきちんとした上で退職させていただきたいと思っております。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。

・家族の都合を理由とする退職の意向の伝え方

家族の都合に関することも、退職の理由として受け入れてもらえる可能性が高いことから、次のように伝えると良いでしょう。

お忙しい中、お時間を割いていただきありがとうございます。
実は、3ヶ月前に父が「○○（病名）」と診断され、実家で同居している家族がいないことから、私がサポートをしなければならない状況となりました。
つきましては、△月△日に退職をさせていただきたく存じます。
□□課長には目をかけていただいたにもかかわらず、大変申し訳ありません。

・退職後の“次が決まっている”ケースの伝え方

転職活動中に内定を獲得し、次の職場が決まっている場合は、まず以下の流れで退職の意向を伝えましょう。

お忙しい中、お時間を割いていただきありがとうございます。
急なお話で申し訳ありませんが、この度、一身上の都合で△月△日に退職をさせていただきたく、ご相談させていただきました。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。

本来であれば、転職を理由に退職の意向を伝える場合「一身上の都合」でも済みますが、多くの場合は具体的な理由を聞こうとするはずです。

聞かれた場合は、次のようなイメージで回答するとよいでしょう。

□□課長には目をかけていただき、大変感謝しております。

「しかし、自分の将来を考えた際、本来の目標を見失いかけていることに気付き、軌道修正をするなら今だという認識に至りました。（将来のビジョンを伝えるケース）」

「しかし、実家の家族からは地元での就業を希望されており、幸いにしてそのようなお話もいただけたことから、これを機に地元へ戻ろうと考えております。（家族に配慮したなどの理由があるケース）」

「しかし、大変恐縮ですが、転職先に関する情報は守秘義務があるため控えさせていただきます。（転職先をしつこく聞かれたケース）」

退職の意向を伝える前の注意点

退職の意向だけを伝えて、その後の手続きは会社に任せるような形をとると、自分の思い通りの転職ができない可能性があります。

そこで、退職の意向を伝える際は、実際に意向を伝えるための準備だけでなく、退職の意向を伝えてから新しい職場に入社するまでの間、どんな手続きが必要になるのかシミュレーションしておきましょう。

まず、退職時には就業規則にのっとって、正式な形で「退職届」を提出する必要があります。

その後、業務引継ぎ・取引先への挨拶を経て、退職日までに会社から支給された次のような備品を一通り返却します。

●健康保険被保険者証
●社員証、社章など
●名刺
●制服
●貸与された携帯電話・ノートパソコン
●その他、会社から支給された備品

その後、新しい職場で働くために必要な、次のような書類を受け取ります。

●年金手帳
●源泉徴収票
●離職票
●雇用保険被保険者証　など

中には、退職してから受け取るまでに時間がかかるものもあります。

このように、退職時は様々な手続きが必要になるため、事前に現実的なスケジュールを想定しておき、新しい職場に迷惑をかけないようにしたいものです。

まとめ

円満退職のためには、退職の意向の「伝え方」が重要です。

退職希望日を伝える際は、会社のことを考えてゆとりを持ったスケジュールを立て、繁忙期を避け「直属の上司」に退職の意向を伝えましょう。

また、上司に退職の意思が強いことを伝えるためには、理由だけでなく転職の予定や希望退職日、業務の現況といった具体的な相談を持ちかけると説得力が増します。

その上で、現在の職場で働いている人・新しい職場の人に迷惑をかけないよう、退職手続きや必要書類に関しても事前に把握しておくことが大切です。