内定辞退はメールと電話のどっちがいい?転職活動のギモンを解決!

内定辞退はメールと電話のどっちがいい?転職活動のギモンを解決!

転職活動中は応募先が複数にわたるため、先に内定をもらったところが第二志望だったり、条件面で納得がいかなかったりした場合、状況によっては内定を辞退する可能性があります。

この記事では、そのような場面で内定者が知っておくべき内定辞退のマナーと、メール・電話それぞれのやり取りについて解説します。

内定辞退におけるマナーの基本

多くの企業は、内定者の入社を前提として準備を進めているため、内定を辞退しようと決めた際は、必ず採用担当者にその旨を伝えましょう。

連絡のタイミングは、辞退の意向を決めてからすぐに行うのが望ましく、遅くとも内定通知から1週間以内には話をしたいところです。

また、辞退の旨を伝える際は、たくさんの人たちが自分の採用に費やした時間・労力などを考慮し、採用担当者に申し訳ないという気持ち・感謝の気持ちを伝えましょう。

内定辞退はメール・電話のどちらが正解?

採用担当者に内定辞退を伝える際は、大きく分けてメール・電話の2種類の方法が考えられます。

以下、それぞれのケースについて解説します。


電話で伝えた方がよいケース

内定者が辞意を伝える際は、原則として採用担当者に電話で連絡を入れます。

仮に、メールだけで辞意を伝えた場合、確認漏れが生じるおそれがあるからです。

自分が送信したメールが「迷惑メール」として振り分けられてしまう可能性もあることから、内定辞退などの重要な話をする際は、電話が最善の選択肢です。


メールで伝えた方がよいケース

電話で「内定を辞退したい」と連絡を入れた際、採用担当者が何らかの事情で電話に出られないことがあります。

そのようなケースでは、事前に電話連絡した旨を書き加えた上で、メールでも連絡すると行き違いを防げます。

また、あらかじめ企業側から「内定辞退等の連絡はメールにて行うこと」と伝えられている場合は、その指示に従ってメールで連絡を入れます。

内定辞退をメール・電話で伝える際のポイント

内定辞退について、メール・電話で採用担当者に連絡を入れる際は、次にご紹介するポイントを押さえましょう。


文章の「型」を作っておく

内定辞退を伝える際は、誰でも使える基本の「型」を活用しましょう。

次の型に合わせて、あらかじめ文章を考えておくと、メール・電話での連絡がスムーズになります。

① お礼
② 辞退の理由
③ おわび
④ 結び

メールの場合は、型を意識して文章を作成するだけでも、まとまりのある文章になるでしょう。

電話の場合、必ずしも①から④の順番で話が進むとは限らないため、電話する前に自分が書いた文章の内容を頭に入れておきましょう。


辞退理由は簡潔に述べるのが基本

多くの採用担当者は、辞退の理由を聞いて今後の採用活動の参考にしたいと考えているため、詳しく理由を聞かれる可能性があります。

採用担当者に詳しい理由を聞かれたら、誤解を避けるため簡潔に述べましょう。

例えば、次のような理由を伝えるだけで問題ありません。

●検討・熟慮を重ねた結果、辞退を決断した
●(本命である)他社の内定が決まった
●仕事内容・条件が自分の希望と合致しなかった など

内定辞退のメール・電話での伝え方一例

自分で内定辞退の文章を考えたり、電話でやり取りをしたりするのが不安な方は、例となる文章・やり取りをベースに文章を考えてみましょう。

以下、メール・電話それぞれのケースについて、例文・やり取りの例をご紹介します。


内定辞退のメール例文

内定辞退の旨をメールで伝える際は、次の文章をひな形として、文章を作成してみましょう。

書き換えが必要な箇所には“丸数字”と“【】”をつけているため、メール送信時の状況に応じて削除してください。

件名:内定辞退のご連絡 - 静岡花子

株式会社 ①【○○○】
採用ご担当 ①【○○】様

お世話になっております。
内定の通知をいただきました、静岡花子です。
② 【先ほどお電話いたしましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼いたします。】

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、貴社内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

③ 【内定のご連絡をいただいた後、自身のキャリアプランや将来の展望について熟考を重ねた結果、現職でスキルを磨くべきと判断いたしました】

応募時から今日まで、①【○○】様には大変お世話になりました。
面接でお世話になった皆様にも、貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形でのご連絡となってしまい、大変心苦しく存じます。

本来であれば直接お会いしてお礼とおわびを申し上げるべきですが、取り急ぎメールにてご連絡をさせていただきます。

最後になりましたが、貴社ますますのご発展をお祈りしております。

静岡花子
XXX-XXXX-XXXX
hanako@shizuoka


<注釈>
① 社名・担当者名を記載する
② 電話したが担当者と連絡が取れなかった場合に書き加える
③ 自分が辞退を決めた理由に書き換える


内定辞退の電話やり取り例

電話で内定辞退の旨を伝える際は、採用担当者の反応も想定しながら、伝え方をイメージする必要があります。

以下、具体的なやり取り例をご紹介します。

自分:
「お世話になっております。○月○日付で内定の通知をいただいた○○○○と申します。人事部の△△様はいらっしゃいますか?」

人事:
「はい、私です」 or 「おつなぎいたします。少々お待ちくださいませ。」 → 「お電話かわりました、△△です」

自分:
「この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、慎重に検討した結果、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」

人事:
「そうですか。差し支えなければ辞退の理由を聞いてもよろしいですか?」

自分:
「はい。今後のキャリアについて検討した結果、別の企業とのご縁を感じ、他社への入社を決意いたしました」

人事:
「そうですか。大変残念ですが、承知いたしました。」

自分:
「本来なら直接おわびに伺うところ、電話でのご連絡となり申し訳ございません」

人事:
「他社でのご活躍を期待しています」

自分:
「ありがとうございます。選考で貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となってしまい大変申し訳ございませんでした。失礼いたします」


上記についてはあくまでも一例となるため、必要に応じて想定されるやり取りを考えておくことをおすすめします。

まとめ

内定辞退の連絡を入れる際、メールの場合は文例を確認し、あらかじめ伝えたいことをまとめておくとよいでしょう。

電話の場合はやり取り例を見ながら、実際に電話で話しているイメージで、事前にシミュレーションを行うと会話がスムーズです。

内定辞退を申し出るのは、誰でも少なからず緊張するものです。

だからこそ、わだかまりなく新しい道へと進めるよう、準備をしっかりと行いましょう。

文:JOB編集部

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