企業にメール返信する

【保存版】企業へのメール返信時の基本マナーと使える例文5選

面接を進める際は、メールのやり取りが何度も発生します。面接官によっては、メールのやり取りの中で一般常識などをチェックしていることもあります。今一度、メールマナーの基本を確認し、各シーンでの返信例を参考にしてください。

企業に返信する前に! メールの基本マナーをおさらい

1.メールはなるべく早めに返信を
一般的に、メール返信は24時間以内が好ましいとされています。面接をお願いしているのですから、いつ連絡があってもおかしくありません。メールはできるだけ毎日確認し、面接のチャンスをつかみましょう。

2.誤字脱字がないように送信前に読み返す
誰しも間違いはありますが、選考段階ではひとつでも減点要素を無くしておきたいもの。誤字脱字があると、「雑」「思慮深さが足りない」「真剣さが感じられない」などのマイナスポイントになりかねません。送信ボタンを押す前に、もう一度最初から確認してください。

3.適度に改行をいれる
応募者側はスマホからメールを送ることが多いかもしれませんが、企業では、パソコンで確認することがほとんどです。パソコンで確認した時に、適度に改行されているように留意します。

4.件名だけを見れば要件と送り主がわかるように工夫する
自分からメールを送るときは、件名に要件と名前を必ず入れてください。先方からのメールに返信をする時は、件名はそのままに。件名が変わってしまうと、前後関係が確認しづらくなり、相手に余計な手間をかけることになりかねません。

5.本文での宛名は社名・部署名・肩書きから記載
本文はいきなり要件に入るのではなく、社名、部署名、先方の肩書き、フルネームからはじめましょう。「渡辺」「渡邉」「渡邊」や「齋藤」「齊藤」「斎藤」など、間違いやすい漢字の名前は十分注意してください。

企業採用担当者とスケジュール調整 メール返信例

企業の担当者はたくさんの応募者とメールのやり取りをしています。日時に間違いがないように、曜日まで記載して確認を取りましょう。

【①  提案された日時でOKの場合】
*******************
件名  re: 静岡さま 面接日程のご連絡 -株式会社三島

株式会社 三島
人事部 神田太郎様

お世話になります。静岡花子です。
面接日程のご連絡をありがとうございました。
以下日時で面接にお伺いいたします。

12月5日(火)15時 神田様宛て

お忙しい中恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

静岡花子
090-1111-1111
hanako@xxxx.com
*******************

指定の日時で都合がつかない場合は、できるだけ多くの候補日をこちらから送るようにしてください。

【②  提案された日時では都合がつかない場合】
*******************
件名  re: 静岡さま 面接日程のご連絡 -株式会社三島

株式会社 三島
人事部 神田太郎様

お世話になります。静岡花子です。
面接日程のご連絡をありがとうございました。
せっかく日程候補をいただきましたが、あいにく先約があり、
お伺いすることができません。

以下日程であればお伺いできますがいかがでしょうか。

12月6日(火)終日
12月7日(水)10時~13時まで/17時以降
12月8日(木)15時以降
12月9日(金)9時~12時まで
※7日、9日はそれぞれ13時、12時終了を希望します。

お手数をおかけいたしますが、神田様のご都合をご確認いただけますでしょうか。
どうぞよろしくお願いいたします。

静岡花子
090-1111-1111
hanako@xxxx.com
*******************

面接辞退 メール返信例

面接途中で別会社の内定が決まった場合、選考中の企業には面接辞退のメールを送ります。先方の採用計画に関わりますので、1日も早く連絡を入れるようにしてください。
メールの前にまずはお電話で伝えますが、先方が忙しくてなかなか電話がつながらないなどという場合は、スピード優先でメール連絡に切り替えます。

【③  面接を辞退する場合】
*******************
件名  re: 静岡さま 面接日程のご連絡 -株式会社三島

株式会社 三島
人事部 神田太郎様

お世話になります。静岡花子です。
12月8日(木)に面接をしていただく予定でおりましたが、
誠に勝手ながら、面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げます。

年始から就業したいと考えて選考をお願いしていたのですが、突然夫の転勤が決まり、
引越しせざるを得なくなりました。

神田さまには面接当初より大変お世話になり、お時間を割いていただき
ましたのに申し訳ございません。

東京に戻ってまいりましたら、またご縁をいただければと願っております。

最後になりましたが、貴社ますますのご発展をお祈りしております。
この度は、本当にありがとうございました。

静岡花子
090-1111-1111
hanako@xxxx.com
*******************

面接後のお礼メール例

面接が終わったら、その日のうちにお礼のメールを送ります。面接に限りませんが、「お礼は早く」が大人のマナー。しかし、お礼メールを送ったからといって選考の評価が上がるわけではありません。そのような下心で送るのは、かえって逆効果になると心得ましょう。

【④  面接後にお礼メールを送る場合】
*******************
件名  re: 静岡さま 面接日程のご連絡 -株式会社三島

株式会社 三島
人事部 神田太郎様

お世話になります。静岡花子です。
本日はお忙しい中、面接にてお時間をちょうだいし、
誠にありがとうございました。

神田様から事業内容を詳しく伺い、益々貴社にてこれまでの
経験を活かし、貢献できればと思いを強めました。

選考にもお手間をおかけいたしますが、どうぞよろしく
お願いいたします。

静岡花子
090-1111-1111
hanako@xxxx.com
*******************

内定に関するメール返信例

無事に内定メールを受け取ったら、こちらもすぐにメールを返信します。内定辞退の場合は「面接辞退メール例」を参考にしてください。

【⑤  内定連絡に対して返信メールを送る場合】
*******************
件名  re: 静岡さま 面接日程のご連絡 -株式会社三島

株式会社 三島
人事部 神田太郎様

お世話になります。静岡花子です。
本日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
謹んで、内定をお受けいたします。

一日も早く戦力として貢献できるよう努めてまいりますので、
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

静岡花子
090-1111-1111
hanako@xxxx.com
*******************


丁寧だけれどもシンプルに

丁寧さを出そうとあれこれ言葉をつけたしたくなりますが、相手の忙しさを考えると丁寧かつ簡潔なメールが一番です。書く内容は吟味して送りましょう!

文:坂口弥生

そろそろ転職かな?と思ったら・・・
JOBを利用してみよう!

自分で仕事を探してみる

合同企業説明会 シゴトフェア

転職のプロに相談してみる

JOB転職エージェント

自分で仕事を探してみる